Privacy Reglement HeadClinics

Over ons privacybeleid

HeadClinics hecht veel waarde aan uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die nodig zijn voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten verzamelen. Wij delen uw gegevens nooit voor commerciële doeleinden met derden. Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van HeadClinics. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 24/07/2023, en met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. In dit privacybeleid beschrijven wij welke gegevens over u worden verzameld, waarvoor deze gegevens worden gebruikt, en onder welke voorwaarden deze eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij uit hoe uw gegevens worden opgeslagen, beschermd tegen misbruik, en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens. Voor vragen over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, wiens gegevens aan het einde van dit beleid te vinden zijn.

Over de gegevensverwerking

Hieronder leest u op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar deze worden opgeslagen, welke beveiligingstechnieken wij toepassen, en wie inzicht heeft in de gegevens.

Webwinkelsoftware – WooCommerce
Onze webwinkel is ontwikkeld met de software van WooCommerce. Persoonsgegevens die u voor onze dienstverlening deelt, worden met WooCommerce gedeeld. WooCommerce heeft alleen toegang tot uw gegevens voor technische ondersteuning en zal deze nooit voor andere doeleinden gebruiken. Op basis van onze overeenkomst zijn zij verplicht passende beveiligingsmaatregelen te nemen, zoals SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. WooCommerce gebruikt cookies voor technische informatie, zonder persoonsgegevens te verzamelen. Ze behouden zich het recht voor verzamelde gegevens binnen het concern te delen voor dienstverbetering.

WooCommerce hosting – TransIP
Onze webwinkel draait op WooCommerce, gehost door TransIP. TransIP heeft toegang tot uw gegevens voor technische ondersteuning, niet voor eigen doeleinden. De overeenkomst met hen verplicht passende beveiligingsmaatregelen, waaronder SSL-encryptie en regelmatige back-ups.

Webhosting – TransIP
We gebruiken webhosting- en e-maildiensten van TransIP. Zij verwerken persoonsgegevens volgens onze instructies en gebruiken deze niet voor eigen doeleinden. TransIP heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om gegevensverlies en ongeoorloofd gebruik te voorkomen, met geheimhoudingsplicht volgens de overeenkomst.

E-mail en mailinglijsten – MailChimp
Onze e-mailnieuwsbrieven worden verzonden via MailChimp. Zij gebruiken uw gegevens niet voor eigen doeleinden, beveiligen uw persoonsgegevens, en kunnen cookies gebruiken om e-mailinzichten te verbeteren. MailChimp kan gegevens delen voor dienstverbetering.

TransIP
Voor regulier zakelijk e-mailverkeer gebruiken we TransIP. Zij hebben passende maatregelen genomen tegen misbruik en gegevensverlies, zonder toegang tot ons postvak.

Payment processors – Mollie
Voor betalingen in onze webwinkel gebruiken we Mollie. Zij verwerken naam, adres, bank- of creditcardgegevens, met passende beveiligingsmaatregelen. Mollie kan gegevens gebruiken voor dienstverbetering en delen met derden volgens de waarborgen in deze verklaring. Gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk toegestaan.

Verzenden en logistiek

Voor verzending gebruiken we betrouwbare partners, die alleen toegang hebben tot benodigde informatie voor correcte levering. Uw naam en adresgegevens worden gedeeld met de logistieke dienstverlener voor een vlotte bezorging.

Facturatie en boekhouding

Voor facturatie en boekhouding gebruiken we professionele software, waarbij alleen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met onze boekhoudpartner volgens geldende regelgeving.

Doel van de gegevensverwerking

Algemeen doel van verwerking:

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor onze dienstverlening, in direct verband met uw opdracht. Uw gegevens worden niet voor (gerichte) marketing gebruikt zonder uw expliciete toestemming. Gegevens worden alleen gedeeld voor wettelijke boekhoudkundige en administratieve verplichtingen, met derden gebonden aan geheimhouding.

Headclinics verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactinformatie zoals naam, adres, e-mailadres, en telefoonnummer.
• Gegevens met betrekking tot het lidmaatschap, inclusief betalingsgegevens.
• Gegevens verstrekt bij deelname aan cursussen en evenementen.
• Gegevens gegenereerd tijdens het gebruik van de Headclinics-app.

Automatisch verzamelde gegevens:

Automatisch verzamelde gegevens op onze website, zoals IP-adres, webbrowser en besturingssysteem, worden verwerkt om onze dienstverlening te verbeteren, zonder gebruik van persoonsgegevens.

Delen van Data

HeadClinics deelt persoonsgegevens niet met derden, tenzij noodzakelijk voor dienstuitvoering of wettelijke verplichtingen. Bij wachtwoordreset wordt uw IP-adres opgenomen in de reset-e-mail.

Uw rechten

U hebt als lid bepaalde rechten volgens de Nederlandse en Europese wetgeving, waaronder:

• Inzagerecht: U kunt de verwerkte gegevens inzien, inclusief verwerkers en opslagcategorieën, na een verzoek aan onze privacycontactpersoon.
• Rectificatierecht: U kunt onjuiste gegevens laten aanpassen na een verzoek aan onze privacycontactpersoon.
• Recht op beperking van verwerking: U kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken na een verzoek aan onze privacycontactpersoon.
• Recht op overdraagbaarheid: U kunt verzoeken om overdracht van uw gegevens aan een andere partij na een verzoek aan onze privacycontactpersoon.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Bij gegrond bezwaar wordt de verwerking gestaakt en ontvangt u kopieën van uw gegevens.
• Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming te worden onderworpen: U wordt niet onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming of profiling.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

HeadClinics kan verplicht worden uw gegevens te delen bij fiscaal of strafrechtelijk onderzoek. Wij zullen ons binnen de wet tegen dergelijke delingen verzetten.

Bewaartermijnen

Uw gegevens worden bewaard zolang u cliënt bent, en maximaal twee jaar na het laatste contactmoment of transactie, tenzij wettelijke rechtvaardiging aanwezig is. Administratieve verplichtingen leiden tot het bewaren van facturen met persoonsgegevens gedurende de toepasselijke termijn.

Uw rechten blijven gewaarborgd na medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek. Reacties op de site en gebruikersprofielen worden permanent bewaard. U kunt verzoeken om export of verwijdering van uw persoonlijke data, behalve data die wettelijk bewaard moet blijven.

Cookies

Google Analytics:

Via onze website plaatst Google cookies als onderdeel van de Analytics-dienst, voor het verkrijgen van rapportages over websitegebruik. Google gebruikt deze gegevens niet voor andere diensten en deelt ze niet voor andere Google-doeleinden.

Cookies van derde partijen:

Indien derde partijen cookies gebruiken, vermelden wij dat in deze privacyverklaring.

Cookies via inlogpagina:

Bij het bezoeken van onze inlogpagina slaan we een tijdelijke cookie op. Deze bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd bij het sluiten van de browser. Inlogcookies zijn 2 dagen geldig, schermweergave-optiecookies 1 jaar. Bij “Herinner mij” blijft uw login 2 weken bewaard.

Ingesloten inhoud van andere sites

Berichten op deze site kunnen ingesloten inhoud van andere sites tonen, zoals video’s en afbeeldingen. Ingesloten inhoud gedraagt zich als bezoek aan de andere site, met dataverzameling, cookiegebruik en tracking.

Klachten

Als een lid van mening is dat zijn of haar privacyrechten zijn geschonden, heeft hij of zij het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden het recht ons privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is altijd hier te vinden. Bij gevolgen voor reeds verzamelde gegevens informeren wij u per e-mail.

Contactgegevens

HeadClinics
E info@headclinics.nl

Contactpersoon voor privacyzaken:
B. Wiebenga